.

قراءة في كتاب : Managing Time (تنظيم الوقت)

Thursday - 21 May, 2009
23:18 بتوقيت مكة + 1
صُنِف في ملف : غذاء العقول

Managing Time: Learning Made Simple

Corinne Leech

117 pages

كان على قائمة الكتب التي دونتها للقراءة الصيفية ، و اخترت البدء به بعد أن قراءة تدوينة الفاضل أبي عاصم عن تنظيم الوقت هنا : رتّب حياتك .. “الجزء الأول” <- مفيدة و أنصح بقرائتها .

الكتاب بشكل عام ، عملي . أشبه ما يكون بورشة عمل ، يشجعك على التفكير و التفاعل مع ما تقرأه . و يتدرج مع القارئ من النقطة صفر لفهم حيثيات وقته حتى يصل به لفهم طرق تنظيم الوقت و ترتيبه .

في الوحدة الثانية بعنوان : "توقف عن التأجيل" ، عادت بي الأيام لأوقات الضغط ، حين أترك كل أطلال العمل و أقرر تجربة طبخة جديدة ما كنتُ لأجربها في ألف قرن ، أو تحلو لي المكتبة فأذهب لأعيد ترتيب كتبها .. كأني أملك الوقت أكمله .
تذكر الكاتبة أسباب لجوء الكثير لمثل هذه الأمور ، و أن علينا مواجهة ذلك فنسأل أنفسنا :

هل لأنك لا تعرف كيف تؤدي المهمة ؟
هل تفقد الثقة في قدرتك على تأديتها ؟
هل لأنك لا تعرف من أين تبدأ ؟
هل أنت غير مقتنع بأهمية ما تفعل ؟
هل أنت غير راضي عما تفعل ؟

و الحل الأمثل في مثل هذه الأوقات ليس الهرب .. إنما حل "المشكلة" من الجذور .

و كذلك أعجبتني الرسوم البيانية التي أوردتها تشرح بها اختلاف تعامل الأشخاص مع حالات الضغط في العمل ، بحيث ينقسمون لثلاثة أنواع :

Pressure & Productivity 1

نوع 1 ، ينتج بأريحية حين انعدام الضغط ، و بمجرد ما يزداد خناق الضغط ، تبدأ إنتاجيته بالانحدار كما و كيفا .

Pressure & Productivity 2

النوع الثاني ، "الطبيعي" .. لا ينتج حين ينعدم الضغط أو حين يزداد بشكل كبير ، إنما حين يكون بمعدل "طبيعي"

Pressure & Productivity 3

النوع الثالث ، تتناسب الإنتاجية مع الضغط بشكل طردي .. كلما ازداد الضغط ، كلما ازدادت الإنتاجية كما و كيفًا .

و ، كما تشير الكاتبة ، أن يعرف الشخص طبيعة تعامله مع الضغط أمر مهم ليستطيع تنظيم الوقت بشكل يضمن الإنتاجية العظمى / الأفضل . و أظن أيضا أن معرفة قائد مجموعة لطبيعة تعامل أفراد المجموعة مع الضغط أمر مهم في زيادة إنتاجية المجموعة ، بحيث يعرف على من يزيد معيار الضغط ، و على من يخفف .

عرضت أيضا نظريات في مسألة (الرغبة الداخلية) أو (المشجع) أو (الدافع) = Motivation ، كيف أنه أساسي في تأدية أي عمل . هذا أمر مفروغ منه ، لكن النظريات التي ساقتها ممتعة . منها نظرية ماسلو التي يذكر فيها حاجات الإنسان التي تشكل دافع له ..يبدأها من الأهم :

1. الحاجة الفزيولوجية (الحاجة للبقاء على قيد الحياة : الأكل ، الشرب ، ... )
2. الحاجة للشعور بالأمان و الأمن من الخطر
3. الحاجة الاجتماعية للشعور بالانتماء / الحب
4. الحاجة لاكتساب شعور إيجابي اتجاه النفس
5. الحاجة للشعور بالرضا عن النفس

المثير للانتباه / الممتع في هذه النظرية أننا إن تمعنا فيها ، لوجدنا أن مثل هذه الأوتار الحساسة يعزف عليها بنجاح من يريد مطلب معين من الإنسان : المعاكس من الفتاة ، الابن من الأب ، ... .
لكن عودة على تنظيم الوقت ، تقول الكاتبة أن الطريقة لتحسين الأداء في أي عمل و بالتالي حسن استغلال الوقت هي أن نوفر في هذا العمل تسخير لإحدى تلك الحاجات حتى نشعر بأهميته و الرغبة بأدائه .

نظرية أخرى كانت نظرية التوقع Expectancy Theory . بها مصطلحان مهمان : الارتباط و التوقع . الارتباط هو مقدار الرضا الذي ستحصل عليه من تأدية عمل ما ، أما التوقع فهو مقدار توقعك لقدرتك على تأدية عمل ما . الرغبة / الدافع تنتج في هذه الحالة من عملية حسابية فتكون :

الارتباط × التوقع = الرغبة / الدافع .

متى ما توفر أحدها كانت القيمة (1) ، و متى ما انعدم قيمته (0) ، بالتالي : انعدام أحدها = انعدام الرغبة . مثال ساقته لتتضح الصورة ، كتابة تقرير . يكون التوقع : أنا أستطيع كتابة التقرير بشكل جيد ، و الارتباط : أدائي لهذا التقرير سيزيد من شهرتي . 1*1=1 . لكن عدم ثقتي في قدرتي على تأدية التقرير يؤدي لجعل قيمة التوقع صفر ، بالتالي الدافع صفر .

طريقة توظيف هذه النظرية في الإنتاجية و توفير الوقت هي أن نجزء العمل لأجزاء بسيطة تمكن الشخص من أن يرى أنه قادر على تأديته بالشكل المطلوب (التوقع =1) ، تليه المرحلة الثانية و هي أن يجعل العملَ يحقق له أحد رضا أو أحد مطالبه المذكورة في النظرية السابقة (الارتباط = 1 ) .. بالتالي ، يتشجع على تأدية العمل .

و نقطة أساسية ذكرتها في مسألة التخطيط المسبق و فائدته في تحقيق المراد .. شخصيا أظن أن صرف وقت مناسب على التخطيط بتمكن هو أساس العمل الناجح . تذكر الكاتبة أن التخطيط (بعيد المدى) يجب أن يضع في الحسبان الوضعَ الحالي و الوضعَ المأمول و كيفية الوصول له . كيف ؟ تذكر طريقتين للتحليل :

أ. تحليل الـ PESTLE :
P : سياسة (politics) إما على صعيد عام كسياسة الحكومة ، أو على صعيد مصغر كسياسة العلاقات و الانطباعات و ما شابه .
E : الاقتصاد (economics) و هذا له علاقة بالبضاعة / النتاج ، أثر العوامل المادية و ما شابه مما يؤثر على سير الخطة .
S : اجتماعي (social)
T: تقني (technological) دور الأجهزة التقنية في التخطيط و الإنتاج .
L : قانوني (legal)
E : بيئي (environmental)

طبعا التحليل ليس بالضرورة ينحصر / ينحد بالعوامل السابقة ، لكن بما يناسب مخطط العمل توضع في الحسبان و يتم التخطيط بناء على ذلك .

طريقة أخرى للتحليل هي ب. طريقة الـ SWOT :

S : مكامن القوة (strengths) في الإنتاج / العمل .
W : مكامن الضعف (weaknesses)
O : الفرص المتاحة (opportunities)
T : المخاطر (threats)

بحيث يكون التخطيط يركز على مكامن القوة و الضعف و هي العوامل الداخلية ، و على صعيد العوامل الخارجية التي تتمثل في الفرص و المخاطر و التي أيضا ممكن تحليلها تبعا للطريقة السابقة .

.. إلى هنا توقفتُ عن القراءة ، لأتمها غدا و أدرج ملاحظات / تلخيصات / ... بعدها بإذن الله .
الكتاب متوفر إلكترونيا على صيغة pdf لمن يرغب بقرائته ، هنا :
[download id="2"]