.

قراءة في كتاب : Managing Time (تنظيم الوقت)

Thursday - 21 May, 2009
23:18 بتوقيت مكة + 1
صُنِف في ملف : غذاء العقول

Managing Time: Learning Made Simple

Corinne Leech

117 pages

كان على قائمة الكتب التي دونتها للقراءة الصيفية ، و اخترت البدء به بعد أن قراءة تدوينة الفاضل أبي عاصم عن تنظيم الوقت هنا : رتّب حياتك .. “الجزء الأول” <- مفيدة و أنصح بقرائتها .

الكتاب بشكل عام ، عملي . أشبه ما يكون بورشة عمل ، يشجعك على التفكير و التفاعل مع ما تقرأه . و يتدرج مع القارئ من النقطة صفر لفهم حيثيات وقته حتى يصل به لفهم طرق تنظيم الوقت و ترتيبه .

في الوحدة الثانية بعنوان : "توقف عن التأجيل" ، عادت بي الأيام لأوقات الضغط ، حين أترك كل أطلال العمل و أقرر تجربة طبخة جديدة ما كنتُ لأجربها في ألف قرن ، أو تحلو لي المكتبة فأذهب لأعيد ترتيب كتبها .. كأني أملك الوقت أكمله .
تذكر الكاتبة أسباب لجوء الكثير لمثل هذه الأمور ، و أن علينا مواجهة ذلك فنسأل أنفسنا :

هل لأنك لا تعرف كيف تؤدي المهمة ؟
هل تفقد الثقة في قدرتك على تأديتها ؟
هل لأنك لا تعرف من أين تبدأ ؟
هل أنت غير مقتنع بأهمية ما تفعل ؟
هل أنت غير راضي عما تفعل ؟

و الحل الأمثل في مثل هذه الأوقات ليس الهرب .. إنما حل "المشكلة" من الجذور .

و كذلك أعجبتني الرسوم البيانية التي أوردتها تشرح بها اختلاف تعامل الأشخاص مع حالات الضغط في العمل ، بحيث ينقسمون لثلاثة أنواع :

Pressure & Productivity 1

نوع 1 ، ينتج بأريحية حين انعدام الضغط ، و بمجرد ما يزداد خناق الضغط ، تبدأ إنتاجيته بالانحدار كما و كيفا .

Pressure & Productivity 2

النوع الثاني ، "الطبيعي" .. لا ينتج حين ينعدم الضغط أو حين يزداد بشكل كبير ، إنما حين يكون بمعدل "طبيعي"

Pressure & Productivity 3

النوع الثالث ، تتناسب الإنتاجية مع الضغط بشكل طردي .. كلما ازداد الضغط ، كلما ازدادت الإنتاجية كما و كيفًا .

و ، كما تشير الكاتبة ، أن يعرف الشخص طبيعة تعامله مع الضغط أمر مهم ليستطيع تنظيم الوقت بشكل يضمن الإنتاجية العظمى / الأفضل . و أظن أيضا أن معرفة قائد مجموعة لطبيعة تعامل أفراد المجموعة مع الضغط أمر مهم في زيادة إنتاجية المجموعة ، بحيث يعرف على من يزيد معيار الضغط ، و على من يخفف .

عرضت أيضا نظريات في مسألة (الرغبة الداخلية) أو (المشجع) أو (الدافع) = Motivation ، كيف أنه أساسي في تأدية أي عمل . هذا أمر مفروغ منه ، لكن النظريات التي ساقتها ممتعة . منها نظرية ماسلو التي يذكر فيها حاجات الإنسان التي تشكل دافع له ..يبدأها من الأهم :

1. الحاجة الفزيولوجية (الحاجة للبقاء على قيد الحياة : الأكل ، الشرب ، ... )
2. الحاجة للشعور بالأمان و الأمن من الخطر
3. الحاجة الاجتماعية للشعور بالانتماء / الحب
4. الحاجة لاكتساب شعور إيجابي اتجاه النفس
5. الحاجة للشعور بالرضا عن النفس

المثير للانتباه / الممتع في هذه النظرية أننا إن تمعنا فيها ، لوجدنا أن مثل هذه الأوتار الحساسة يعزف عليها بنجاح من يريد مطلب معين من الإنسان : المعاكس من الفتاة ، الابن من الأب ، ... .
لكن عودة على تنظيم الوقت ، تقول الكاتبة أن الطريقة لتحسين الأداء في أي عمل و بالتالي حسن استغلال الوقت هي أن نوفر في هذا العمل تسخير لإحدى تلك الحاجات حتى نشعر بأهميته و الرغبة بأدائه .

نظرية أخرى كانت نظرية التوقع Expectancy Theory . بها مصطلحان مهمان : الارتباط و التوقع . الارتباط هو مقدار الرضا الذي ستحصل عليه من تأدية عمل ما ، أما التوقع فهو مقدار توقعك لقدرتك على تأدية عمل ما . الرغبة / الدافع تنتج في هذه الحالة من عملية حسابية فتكون :

الارتباط × التوقع = الرغبة / الدافع .

متى ما توفر أحدها كانت القيمة (1) ، و متى ما انعدم قيمته (0) ، بالتالي : انعدام أحدها = انعدام الرغبة . مثال ساقته لتتضح الصورة ، كتابة تقرير . يكون التوقع : أنا أستطيع كتابة التقرير بشكل جيد ، و الارتباط : أدائي لهذا التقرير سيزيد من شهرتي . 1*1=1 . لكن عدم ثقتي في قدرتي على تأدية التقرير يؤدي لجعل قيمة التوقع صفر ، بالتالي الدافع صفر .

طريقة توظيف هذه النظرية في الإنتاجية و توفير الوقت هي أن نجزء العمل لأجزاء بسيطة تمكن الشخص من أن يرى أنه قادر على تأديته بالشكل المطلوب (التوقع =1) ، تليه المرحلة الثانية و هي أن يجعل العملَ يحقق له أحد رضا أو أحد مطالبه المذكورة في النظرية السابقة (الارتباط = 1 ) .. بالتالي ، يتشجع على تأدية العمل .

و نقطة أساسية ذكرتها في مسألة التخطيط المسبق و فائدته في تحقيق المراد .. شخصيا أظن أن صرف وقت مناسب على التخطيط بتمكن هو أساس العمل الناجح . تذكر الكاتبة أن التخطيط (بعيد المدى) يجب أن يضع في الحسبان الوضعَ الحالي و الوضعَ المأمول و كيفية الوصول له . كيف ؟ تذكر طريقتين للتحليل :

أ. تحليل الـ PESTLE :
P : سياسة (politics) إما على صعيد عام كسياسة الحكومة ، أو على صعيد مصغر كسياسة العلاقات و الانطباعات و ما شابه .
E : الاقتصاد (economics) و هذا له علاقة بالبضاعة / النتاج ، أثر العوامل المادية و ما شابه مما يؤثر على سير الخطة .
S : اجتماعي (social)
T: تقني (technological) دور الأجهزة التقنية في التخطيط و الإنتاج .
L : قانوني (legal)
E : بيئي (environmental)

طبعا التحليل ليس بالضرورة ينحصر / ينحد بالعوامل السابقة ، لكن بما يناسب مخطط العمل توضع في الحسبان و يتم التخطيط بناء على ذلك .

طريقة أخرى للتحليل هي ب. طريقة الـ SWOT :

S : مكامن القوة (strengths) في الإنتاج / العمل .
W : مكامن الضعف (weaknesses)
O : الفرص المتاحة (opportunities)
T : المخاطر (threats)

بحيث يكون التخطيط يركز على مكامن القوة و الضعف و هي العوامل الداخلية ، و على صعيد العوامل الخارجية التي تتمثل في الفرص و المخاطر و التي أيضا ممكن تحليلها تبعا للطريقة السابقة .

.. إلى هنا توقفتُ عن القراءة ، لأتمها غدا و أدرج ملاحظات / تلخيصات / ... بعدها بإذن الله .
الكتاب متوفر إلكترونيا على صيغة pdf لمن يرغب بقرائته ، هنا :
[download id="2"]

  1. التعليق: 1
    رأي :
    Thursday, 22 May, 2009 عند 10:03 am الرأي الـ 12

    رائع جداً ..

    خصوصاً نظرية الضغط أعجبتني كثيراً .. وأظن أنني من الأول :sad: ..

    جاري تحميل الكتاب .. وفقك الباري وأعانك ..
    :smile:

  2. التعليق: 2
    رأي :
    Thursday, 22 May, 2009 عند 3:32 pm الرأي الـ 29

    جميل ...

    وبأنتظار باقي التلخيص

    تحياتي لك

  3. التعليق: 3
    رأي :
    Thursday, 23 May, 2009 عند 1:37 am الرأي الـ 20

    جميل جدا .. ما شاء الله ..
    أتوقع إني من النوع الأول و الثاني معًا ..
    النوع الثالث يذكرني بحديث .. ما معناه .. ( أن هناك أناسٌ سيُسحبون بالسلاسل إلى الجنة !! .. )
    لا أدري عن صحة الحديث و لم أضبط حفظه لكن هكذا أذكره من الأخت التي ذكرته لي ..

    بارك الله فيكِ و بانتظار التتمة .

  4. التعليق: 4
    رأي :
    Thursday, 24 May, 2009 عند 5:24 pm الرأي الـ 386

    الكريم / أبو عاصم :
    سبحان الله .. محدثتك من ثالثها .
    أتعلم ؟ .. كثيرًا حينما أكون في مكان مزدحم أنتظر شيئا / شخصا ، أتأمل فيمن حولي .
    .. تدهشني الاختلافات العجيبة بين الناس . لا أحد يشبه الآخر ، إطلاقا . طباع تختلف اختلاف جذري .
    أنصحك يومًا ما ، إن كنت ممن يهوى "التأمل" ، و اجلس في زاوية من مكان مزدحم .
    راقب الناس .. سترى عجبًا .
    سترى كيف أن الدنيا صغيـــرة ، كلٌ يسعى لحاجة ، لا يعرف أحدهم متى تحين ساعته .

    سرحت كثيرًا ! .
    المعذرة . لكن طالما تدهشني الاختلافات بين (الناس) .

    زادك الله علمًا . بانتظار الجزء الثاني من خلاصة تجربتك في تنظيم الوقت ، استفدتُ منها كثيرًا .

  5. التعليق: 5
    رأي :
    Thursday, 24 May, 2009 عند 5:33 pm الرأي الـ 386

    الكريم / أحمد أرسلان :

    الله يسلمك .
    بإذن الله اليوم إن يسر الله أكون أدرجت التتمة .

    وفقك الله لما فيه خيري الدنيا و الآخرة .

  6. التعليق: 6
    رأي :
    Thursday, 24 May, 2009 عند 5:37 pm الرأي الـ 386

    الكريمة / هناء :

    و فيك بارك الله يا رفيقة .
    شجعتيني أبحث عن الحديث .. جميل جدا . الله يرزقنا الجنة ، فردوسها .

    رزقك الله بركة الوقت و الجهد ، و سيرهما لطاعته .

  7. التعليق: 7
    رأي :
    Thursday, 25 May, 2009 عند 12:14 am الرأي الـ 12

    فاعلة خير: الكريم / أبو عاصم :سبحان الله .. محدثتك من ثالثها .أتعلم ؟ .. كثيرًا حينما أكون في مكان مزدحم أنتظر شيئا / شخصا ، أتأمل فيمن حولي ... تدهشني الاختلافات العجيبة بين الناس . لا أحد يشبه الآخر ، إطلاقا . طباع تختلف اختلاف جذري .أنصحك يومًا ما ، إن كنت ممن يهوى "التأمل" ، و اجلس في زاوية من مكان مزدحم .راقب الناس .. سترى عجبًا .سترى كيف أن الدنيا صغيـــرة ، كلٌ يسعى لحاجة ، لا يعرف أحدهم متى تحين ساعته .سرحت كثيرًا ! .المعذرة . لكن طالما تدهشني الاختلافات بين (الناس) .زادك الله علمًا . بانتظار الجزء الثاني من خلاصة تجربتك في تنظيم الوقت ، استفدتُ منها كثيرًا .

    أتأمل كثيراً إذا كنت بالجامعة .. بحكم اني (انطوائي) بالجامعة .. لأنني مقتنع أن الصداقات في الجامعات لا تجلب غير الأضرار .. التي ذقت بعضها في المستويات الأولى ..
    الشاهد أنني أجلس في القاعة في انتظار الدكتور .. واسمع سواليف اللي حولي .. اشياء عجيبة ..

    يعني في أشياء مستحيل اصدّق ان طالب جامعي يفكر فيها .. الا اذا سمعتها من الطلاب بأذني ..
    آسف .. أخرجتكم عن موضوع التدوينة ..
    بوركتِ :smile:

  8. التعليق: 8
    رأي :
    Thursday, 25 May, 2009 عند 2:01 am الرأي الـ 386

    أبو عاصم:
    أتأمل كثيراً إذا كنت بالجامعة .. بحكم اني (انطوائي) بالجامعة .. لأنني مقتنع أن الصداقات في الجامعات لا تجلب غير الأضرار .. التي ذقت بعضها في المستويات الأولى ..
    الشاهد أنني أجلس في القاعة في انتظار الدكتور .. واسمع سواليف اللي حولي .. اشياء عجيبة ..
    يعني في أشياء مستحيل اصدّق ان طالب جامعي يفكر فيها .. الا اذا سمعتها من الطلاب بأذني ..
    آسف .. أخرجتكم عن موضوع التدوينة ..
    بوركتِ :smile:

    سبحان الله .. في مثل هذه المواقف تسنح للشخص فرصة لئن يرى أثر نعمة الله عليه .. كيف ينشغل الناس بأمور لا تخطر على باله .. بينما ينشغل هو بما هو أعلى / أسمى .

    نعمة الهداية / الرشاد عظيمة ، جدًا .

    .. أبدًا . بالعكس ، حيهلا بكل ما يستدعي التفكر . :)

    جعلك الله من الدعاة إلى سبيله بالحكمة و بالموعظة الحسنة ..

  9. التعليق: 9
    رأي :
    Thursday, 25 May, 2009 عند 2:02 am الرأي الـ 386

    تابع القراءة :

    كلنا نخطط ، لكن هل نخطط بشكل صحيح ؟
    تذكر الكاتبة أن خطة العمل يجب بشكل عام أن تجيب على سؤالين : أ. ماذا تريد أن تحقق ؟ ، ب. كيف تريد أن تحققه ؟ . السؤال الأول ، قد نصيغه بطريقة أخرى أوضح : "كيف سيكون النجاح في نتاج هذه الخطة ؟ " .. جواب هذا السؤال يجب أن يتحلى بخمس صفات تتلخص بكلمة SMART :

    S : محدد (Specific) ، أي يحدد النتيجة بشكل واضح و محدد .
    M : قابل للقياس (Measurable) ، أي تستطيع لاحقا قياسه أو قياس مدى نجاحه .
    A : متفق عليه (Agreed) ، طبعا هذا يكون في حالة كانت خطة العمل تشمل أكثر من شخص .
    R : حقيقي / ممكن الحصول (Realistic) ، و هذا يكون بعد وضع التحليلات السابقة SWOT في عين الاعتبار .
    T : له موعد إنهاء محدد (Timebound ) ، شخصيا ، أظن هذا من أهم عوامل الخطط الزمنية ، لأن دونها تكون الخطة ممتدة إلى أن يشاء الله .. و قد لا يتحقق نتاجها .

    لإجابة السؤال الثاني "كيف ستحقق مرادك ؟ " ، تتم دراسة عدة عوامل مثل الموارد المتوفرة : العدة ، أيدي العمل ، ... أي شيء قد تحتاجه للإنتاج فتدرس تكلفته مثلا ، العدد المطلوب ... . عامل آخر هو عملا بمقولة شائعة بالإنجليزية :

    If anything can go wrong, it will.
    إن كان أي شيء يحتمل أن يزداد سوءًا ، فإنه سيزداد سوءًا .

    أي : التخطيط للأسوء ، توقع ما يمكن أن يسير بشكل خاطئ ، نسبة حصوله و طرق تجنبه / تفاديه / التخفيف من آثاره . و لتكون أكثر دقة ، تستطيع تتبع ما يسمى risk analysis تحليل للمخاطر ، يتم ذلك بتعداد المخاطر ، لكل واحد منها يتم تحديد فرصة الحدوث من 1 إلى 5 (1=فرصة حصوله قليلة ، 5=فرصة حدوثه أكيدة) ، و يتم تحديد الأثر السلبي من 1 إلى 5 (1=أثره لا يكاد يذكر ، 5 = أثره قد يعرقل العمل) ، حاصل ضرب فرصة الحدوث في الأثر السلبي ينتج عامل الخطورة . و بناء عليه يتم ترتيب المخاطر حسب الأولوية و أخذ الاحتياطات اللازمة في التخطيط ، بحيث إن كان عامل الخطورة :

    1- 5 | أخـضر| عادي
    6 -14 | أصفر | تنبيه - ضع خطة طارئة في عين الاعتبار
    15-25 | أحمر | تحذير - ابدأ بخطة طارئة / بديلة

    طبعا ، هذا على المدى الطويل . أما على المدى القصير ، وسيلة مفيدة للحفاظ على الوقت هي من خلال قائمة بأعمال اليوم تحتفظ بها و تجددها كل يوم لتسهل عليك معرفة ما عليك فعله . شخصيا ، لا أستطيع الاستغناء عن مثل هذه القوائم ، و أظنها مفيدة جدا ، خاصة و إن أُعطِيَت وقتها للتفكير بما يود الشخص أن ينتجه في ذلك اليوم . و لا يخفاكم الشعور (بالإنجاز) حين تقوم بشطب عمل ما من قائمتك . <- أبدا أبدا ما بغش حالي و أقسّم المهمة إلى مهمات أصغر حتى أشطّب شغلات أكتر . :وجه شرير: و بعد التخطيط ، من أجل ضمان إنجاز كل الخطة كما ينبغي ، تنصح الكاتبة بأن يتعرف الشخص على الأوقات التي ينتج بها بشكل أكبر / أفضل و بالتالي يستغلها لإنجاز المهام التي تتطلب الجهد / الفكر الأكبر ، ذلك بالإضافة لأهمية أخذ راحة لتشعر بالتجديد بين مهمة و أخرى ، و تنظيم المكان الذي تعمل به مما يسهل عليك الوصول لما تحتاجه ، و تجنب المقاطعة من أي أحد / شيء . و نقطة أخرى تذكرها ، و أجدها مهمة هي أن تقوم بأداء كل مهمة على حدا . ضخ أكثر من مهمة تتطلب تركيز منك أمر لن يأتي على المهام إلا بالتقصير . لكن أيضا .. أظن أن بعض المهام ممكن تأديتها في وقت واحد طالما لا تتطلب جهد شخصي منك .. المثال الذي يحضرني حاليا ، تصوير أوراق عمل في الآلة بينما تصحح امتحان أسئلة متعددة الإجابات . أو في الطبخ ، فرم السلطة بينما تحمّر الصنوبر / ... لطبخة أخرى . .. الفصول القادمة ممتعة ، يتحدث عن الأوقات التي يجب علينا فيها رفض الطلبات / العروض / ... ، و متى نقبلها .. و فصل آخر يتحدث عن كيفية تنظيم الاجتماعات لتكون ذات فعالية و إنتاجية عظمى .. و الأكثر فائدة / إمتاعا بنظري ، طرق توظيف الكمبيوتر لتوفير الوقت بشكل أكبر و الإنتاج بشكل أفضل .

  10. التعليق: 10
    رأي :
    Thursday, 20 June, 2009 عند 3:13 pm الرأي الـ 386

    .. اليوم نشرت مقالة "ظريفة" عن إدارة الوقت في جريدة الوطن السعودية
    بها فوائد ، أهمها : ترتيب الأولويات على القائمة .
    من هنا :
    http://alwatan.com.sa/news/writerdetail.asp?issueno=3186&id=12308&Rname=210

  11. التعليق: 11
    رأي :
    Thursday, 16 April, 2010 عند 12:02 am الرأي الـ 1

    ما شاء الله شي حلو....و الله انا من الهتمين بموضوع ادارة الوقت و تنظيمة لاني اعاني من قلة استفادتي من و قتي فيما يعود علي بالنفع ...على كل جزاك الله خيرا.